Si eres Colombiano o cuentas con un centro dental en Colombia, en este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber para gestionar los RIPS con Dentalink.
Te explicaremos cómo configurar los datos pertinentes a la legislación actual según el tipo de clínica (Consulta Particular Unipersonal, de varias especialidades, clínica privada, redes de clínica o IPS). Luego detallaremos como realizar el correcto diligenciamiento de la información para cada uno de los reportes y su respectiva descarga desde la plataforma:
- ¿Qué son los Rips y su importancia?
- Configuración en Dentalink - Registro de datos
- Archivo de Usuarios (US)
- Archivo de Consultas (AC)
- Archivo de Procedimientos (AP)
- Archivo de Transacciones (AF)
- Archivo de Control (CT)
- Cómo descargar los RIPS en Dentalink
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🚨¡IMPORTANTE!
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¿Qué son los RIPS y Cuál es su importancia?
El Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), es el conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) requiere para la dirección, regulación, control y soporte de la venta de servicios, cuya estructura y características se han estandarizado para todas las entidades obligadas a reportar: IPS, Profesionales Independientes, grupos de práctica profesional, EAPB y organismos de dirección, vigilancia y control del SGSSS. Los RIPS identifican todas las actividades de salud que realizan los Prestadores de salud a las personas, para la construcción del perfil epidemiológico del país y ser el soporte de la factura de venta de los servicios de salud.
El propósito del análisis de RIPS en odontología, es generar información confiable que permita establecer los perfiles de morbilidad atendida por las principales patologías orales; de cabeza, cuello y con base en estos resultados diseñar estrategias de promoción, prevención, intervención y control en salud bucal, al igual que procesos administrativos de planeación en los servicios odontológicos.
En odontología por las características del servicio solo se diligencian los archivos de control (CT), usuarios (US), consulta (AC), procedimientos (AP) y transacciones (AF).
¿Quiénes deben reportar RIPS?
Según la legislación colombiana, todo profesional de la salud, independiente del tipo de servicio (Consulta Particular, IPS vinculada a EPS, IPS Particular, IPS Mixta, Clínica privada, Clínica privada vinculada a EPS, Clínica privada Mixta), debe reportar RIPS.
¿A quiénes se les reportan/entregan los RIPS?
Cada una de las seccionales de la secretaría de salud en Colombia tienen destinadas una entidad que se encarga de la recepción de la reportería. Acude a la seccional que te corresponda, y pregunta por el correo electrónico al cual se deberían enviar. Por ejemplo, en el caso de la secretaría de salud de Medellín, el correo es: rips@medellin.gov.co
Configuración en Dentalink - Registro de Datos
El primer paso es que debes ingresar a Administración ➡️ Configuraciones reportes Colombia.
Luego, seleccionar el tipo de clínica:
Prestador Independiente: Si es prestador independiente, debes agregar el código de habilitación del profesional en su perfil, que lo podrás encontrar en este enlace.
IPS: Si seleccionas esta opción, debes agregar todos los datos correspondientes como: Razón social, número de identificación y código prestador. Esta información la podrás encontrar en este enlace.
Posteriormente, con tu usuario administrador, ve a Administración ➡️ Gestión de profesionales ➡️ Editar datos y permisos.
Al momento de crear un nuevo odontólogo en el sistema es importante: Añadir tipo de identificación, Documento de identidad y Código de habilitación del profesional.
¿Qué es el código de habilitación?
El código de habilitación (también conocido como Código de Prestador) es un dato importante y requerido para generar los RIPS. En el caso que la clínica deba generar los RIPS por odontólogo de manera independiente, este código se utilizará como "Código de Prestador de servicios" en la sección de descarga de los archivos.
Este código, es un dato numérico de 12 dígitos, y te lo proporciona la seccional de salud que te corresponda, debes ingresarlo en la sección de Datos personales del profesional ➡️ Código de habilitación.
Asignación de CUPS
Es muy importante que el listado de precios cargado en la plataforma contenga los códigos CUPS para el correcto diligenciamiento de estos códigos en los reportes AC y AP.
Con tu usuario administrador ve a Administración ➡️ Listado de precios, luego para editar selecciona ➡️ el lápiz amarillo.
En el listado de precios ya viene cargada la categoría Consultas y Valoraciones, es importante nunca borrarla y esta deben contener las consultas o valoraciones que se utilicen en el consultorio o clínica, las precargadas ya cuentan con el CUPS correspondiente.
💡Recuerda, independiente que cobren o no por las consultas, es necesario agregarla al plan de tratamiento/presupuesto que le realicen al paciente, de esta forma los CUPS se diligenciaran en el AC (archivo de consultas). Si no se cobra por las consultas, poner valor $0.
Archivo de Usuarios (US)
Para lograr descargar este archivo, es necesario diligenciar los datos requeridos al crear un paciente nuevo. Puedes editar información desde Pacientes ➡️Ir a datos personales, se abrirá la ventana para diligenciar los datos demográficos del usuario. El archivo básicamente lo que entrega es la caracterización demográfica de tus pacientes.
Conforme se vayan diligenciando los campos requeridos, todos los datos quedarán automáticamente precargados para el archivo de usuarios (US). De los datos personales los campos requeridos son:
- Nombre Completos.
- Apellidos Completos.
- Tipo de identificación.
- Número de Identificación.
- Sexo.
- Fecha de nacimiento.
- Tipo de paciente (contributivo, subsidiado, vinculado, particular, otro).
- EPS (EPS del paciente).
- Localidad de residencia (elige la ciudad, municipio o localidad de Colombia. La plataforma ya tiene codificados cada uno de estos y se verán reflejados en el archivo US de tus RIPS).
- Departamento (se asigna en automático al asignar la localidad/municipio).
- Zona de residencia (urbana o rural).
Desde los datos personales del paciente el campo TIPO DE PACIENTE es el campo determinante para los tipos de clínica que tienen tanto atención Particular como atención a través de una EPS (Mixta en las opciones dispuestas). Por ejemplo, el sistema va diferenciar en el caso que tengan una atención distinta a “Particular” y asume que el paciente se atenderá por medio de la EPS, en este caso toma. Si se marca un paciente como Particular, en los RIPS el campo de "Código de Entidad Administradora" se verá reflejado con "000000" (independiente de la EPS que tenga el paciente).
Así se vería la descarga en el formato Excel del US, los campos quedan en blanco si no diligencian bien los datos. Si notan alguna falla y corrigen la información desde el paciente en Dentalink, realizan nuevamente la descarga (Administración ➡️ Configuración Reportes Colombia) y la información almacenada en el archivo se encontrará actualizada.
Archivo de Consulta (AC)
El Archivo de consulta (AC) entrega el contexto de atención y valoración de tu clínica.
Para la generación de este documento de forma correcta, es importante diligenciar adecuadamente los siguientes datos al momento de crear un plan de tratamiento:
- Siempre asociar una consulta: de valoración (independientemente se cobre o no) para que se pueda ver reflejada en el reporte AC.
- Que la consulta o valoración tenga el CUPS asociado (desde el listado de precios, los puedes identificar porque el código comienza con "89").
- Evolucionar (marcar como realizada) la consulta, y si se cobra que esté pagada.
Luego de cargar la consulta al tratamiento se deben configurar todos los detalles de la consulta:
En Detalle de RIPS, se deben diligenciar los campos requeridos asociados a ella:
Si tu clínica o consultorio trabaja con EPS, recuerda que debes llenar también los riesgos para EPS (si tu clínica, no trabaja para EPS , editar los riesgos no es necesario).
Archivo de Procedimientos (AP)
El Archivo de procedimientos entrega la descripción de las prestaciones o actividades clínicas que se ejecutan en los planes de tratamiento de tus pacientes.
Para la generación correcta de este archivo, se deben cargar las prestaciones a un presupuesto. Diligencie el nombre de procedimiento(s) que se determinarán y de manera automática se precargará el código CUPS asociado.
Una vez agregada, se debe diligenciar el código CIE10 asociado al procedimiento de manera obligatoria. En este campo debe escribir el nombre de la enfermedad o lesión y se precargará automáticamente el código:
Luego de asociar el CIE 10, se verá en el detalle de la prestación en el plan de tratamiento:
Al recaudar el pago del tratamiento, quedará finalizado, y tendrás todos los datos requeridos para la descarga del archivo de Procedimientos (AP). Es importante que la prestación esté EVOLUCIONADA (marcada como realizada) y PAGADA.
💡 Solamente se verá reflejado en el archivo AP cuando esté evolucionada al 100% y se encuentre pagada en su totalidad.
Archivo de Transacciones (AF)
El archivo de transacciones equivale al conjunto de registros de información de todas las facturas. Por lo que es necesario y obligatorio registrar el número de factura asociado a cada pago ingresado por los pacientes cuando registres un pago del mismo.
Archivo de Control (CT)
Es la estructura de datos que permite el control de la recepción de la información de las prestaciones de salud. En resumen, lo que hace es contar la cantidad de filas incluidas en todos los los RIPS descargados.
Cómo descargar los RIPS en Dentalink
Con tu usuario administrador, debes ir a Administración ➡️ Configuración Reportes Colombia.
- Descargar Todos: Se descarga contenidos en un archivo ZIP en formato TXT. al momento de descargar Todos los RIPS. Esta descarga contiene todos los 5 archivos requeridos en la que el CT (Archivo de Control) realiza un conteo de los registros de los otros 4 archivos.
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Descarga individual de US, AC, AP, AF: Te permitirá descargar individualmente cada archivo en formato Excel. Tendrás la opción de descargar en formato Excel los reportes US, AC, AP y AF o la opción de descargar los reportes en el formato TXT, que es el formato requerido por la secretaría de salud. El archivo de control (CT), sale descargado desde la opción TODOS.
💡 Recuerda que los obligatorios a enviar son: US, AF,CT y uno o los dos de AC y AP, según aplique tu clínica.
La sección superior de la imagen, entrega la opción de marcar el tipo de clínica (IPS vinculada a EPS, IPS Particular, IPS Mixta, Clínica privada, Clínica privada vinculada a EPS, Clínica privada Mixta), razón social, número de identificación, código de prestador. Esto va a definir los datos en el caso que desees descargar los RIPS asociado a la clínica y no a odontólogos independientes (si es así, se descargan los RIPS por odontólogo, que es la segunda opción "Todos los dentistas", aquí deberás buscar al odontólogo y seleccionarlo).
📢Si debes reportar RIPS a EPS, sigue el siguiente artículo.
💡 Si deseas revisar tu código de prestador o de habilitación ingresa aquí.
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En resumen: Recuerda que el reporte se puede descargar sólo desde Administración ➡️ Configuraciones reportes Colombia. Si tienes dudas, escribe al área de Customer Support al siguiente correo electrónico: soporte@dentalink.net |
¡Esperamos que este artículo te sea de ayuda! 🤗