Termina de configurar tu agenda – Dentalink

Estamos a punto de terminar la configuración inicial de tu Dentalink, estos son los últimos ítems para que puedas comenzar a usar el software como un experto:

Estados de las Citas 📲

Los estados de las citas te permiten llevar un registro completo de la evolución de la cita de cada uno de tus pacientes. Registran desde quien lo agendo, cuando, si ya fue confirmado o notificado por correo electrónico o WhatsApp, si la cita se anuló o esta reprogramada.

Dentalink viene con los estados de cita correspondientes y en caso de requerirlo, con tu usuario Admin puedes crear los estados de cita que desees. Para hacerlo, ingresa con tu usuario Admin y dirígete a: Administración ➡️ Estados de agenda ➡️ Crear nuevo estado.

Pero muy importante ¿Cómo debes llenar la información del nuevo estado?

Nombre: El nombre que se asignará al estado y se visualizará en la agenda, ejemplo: No asiste, Se llama y no responde, intentar PM, etc.

Color: Puedes asignar el color que gustes, hay una paleta predeterminada y puedes crear tus propios colores personalizados.

Anulación: ¡Muy importante! Se puede entender fácilmente respondiendo la siguiente pregunta: ¿Cuándo yo elija este estado de cita, la cita se anula? Si elegimos SI, la cita se anulará y el espacio vuelve a estar disponible para agendar a otro paciente. Si elegimos NO, la cita se mantiene activa, por ejemplo, para indicar que la cita se confirmó por teléfono.

Tipo: Nos indica si el estado de cita es un predeterminado (Reservado o Uso interno) o es un estado personalizado. ¡Muy importante! Te recomendamos no modificar los estados que vienen predeterminados, pues estos están conectados a otras funcionalidades de la plataforma que podrían no funcionar correctamente si los cambias.

Motivos de atención 📝

Los motivos de atención te ayudan a mejorar la experiencia del cliente y a tener un control más sencillo de "a que viene" el paciente a tu clínica. Al configurar correctamente tienes una visualización rápida del motivo de la visita del paciente.

Para configurarlos ingresa a: Administración ➡️ Gestión de especialidades ➡️ Motivos de atención ➡️Configurar.

Los motivos de atención se configuran por separado por cada especialidad, así podrás registrar, por ejemplo en General: Evaluación, Higiene, Extracción Simple, Restauraciones, etc, y en Ortodoncia: Instalación, Control, Reposición de Bracket caído, etc, y de esta forma con todas las demás categorías.

💡 Solamente debes de agregar el nombre del motivo de atención que necesites registrar, la duración que tiene y que además sea compatible con el intervalo de atención de los profesionales de esa especialidad y por último tienes la opción de definir un color.

Confirmación Automática por Email 📩

Esta configuración te permitirá enviar de forma automática las confirmaciones al email del paciente días antes de su cita.

Ingresa a Administración ➡️ Configuraciones especiales.

Ya en la sección, busca el ítem Agenda ➡️ Envío de confirmación automática por email ➡️ Configurar.

Puedes configurar cuántos días antes de la cita y cuántas veces quieres que se envíe el correo automático. Si cuentas con más de una sucursal, puedes configurar estos puntos de forma independiente para cada una de las sedes.

Los valores en ambos campos deben ser similares, si estableces 1 día, debe ser 1 límite de envío, 2 con 3 y así continuamente. Estos funcionarán de la siguiente manera:

✔ Si estableces 3 días y 3 correos, 3 días antes de la cita, al paciente se le enviará un correo pidiendo que confirme la cita, si el paciente no confirma, 2 días antes de la cita se enviará nuevamente el correo y si no confirmara un día antes se enviaría el tercer correo.

Esto es para tener más opciones de que el paciente recuerde y confirme su cita. En caso de que el paciente confirme desde el primer correo, ya no se enviarían los demás, pues la cita ya esta confirmada.

📢Así funciona si estableces 2-2 o 1-1 respectivamente.