- Estados de las Citas
Los estados de las citas te permiten llevar un registro completo de la "evolución" de la cita de cada uno de tus pacientes. Registran desde quien lo agendo, cuando, si ya fue confirmado o notificado por correo o WhatsApp, si la cita se anuló o esta reprogramada.
Dentalink viene con los estados de cita correspondientes y en caso de requerirlo, con tu usuario Admin puedes crear los estados de cita que desees. Para hacerlo, ingresa con tu usuario Admin y dirígete a: Administración ➡️ Estados de agenda ➡️ Crear nuevo estado:
Pero muy importante ¿Como debes llenar la información del nuevo estado?
Nombre: El nombre que se asignará al estado y se visualizará en la agenda, ej: No asiste, aun no reagendado - Se llama y no responde, intentar PM.
Color: Puedes asignar el color que gustes, hay una paleta predeterminada y puedes crear tus propios colores personalizados 🙌🏽
Anulación: ¡Muy importante! Se puede entender fácilmente respondiendo la siguiente pregunta: ¿Cuándo yo elija este estado de cita, la cita se anula? Si elegimos SI, la cita se anulará y el espacio vuelve a estar disponible para agendar a otro paciente. Si elegimos NO, la cita se mantiene activa, por ejemplo, para indicar que la cita se confirmó por teléfono.
Tipo: Nos indica si el estado de cita es un predeterminado (Reservado o Uso interno) o es un estado personalizado. ¡Muy importante! Te recomendamos no modificar los estados que vienen predeterminados, pues estos están conectados a otras funcionalidades de la plataforma que podrían no funcionar correctamente si los cambias.
- Motivos de atención
Los motivos de atención te ayudan a mejorar la experiencia del cliente y a tener un control más sencillo de "a que viene" el paciente a tu clínica. Al configurar correctamente tienes una visualización rápida del motivo de la visita del paciente:
Para configurarlos ingresa a:
Administración ➡️ Gestión de especialidades ➡️ Motivos de atención ➡️Configurar
Los motivos de atención se configuran por separado por cada especialidad, así podrás registrar por ejemplo en General: Evaluación, Higiene, Extracción Simple, Restauraciones, etc., y en Ortodoncia: Instalación, Control, Reposición de Bracket caído, etc., y de esta forma con todas las demás categorías.
Solamente debes de agregar el nombre del motivo de atención que necesites registrar, la duración que tiene y que además sea compatible con el intervalo de atención de los profesionales de esa especialidad y por último tienes la opción de definir un color.
- Confirmación Automática por Email
Esta configuración te permitirá enviar de forma automática las confirmaciones al email del pacientes X días antes de su cita.
Ingresa a Administración ➡️ Configuraciones especiales
Ya en la sección, busca ítem Agenda ➡️ Envío de confirmación automática por email ➡️ Configurar
Puedes configurar cuántos días antes de la cita y cuántas veces quieres que se envíe el correo automático. Si cuentas con más de una sucursal, puedes configurar estos puntos de forma independiente para cada una de las sedes.
Los valores en ambos campos deben ser similares, si estableces 1 día, debe ser 1 límite de envío, 2 con 3 y así continuamente. Y estos funcionarán de la siguiente manera:
Si estableces 3 días y 3 correos, 3 días antes de la cita, al paciente se le enviará un correo pidiendo que confirme la cita, si el paciente no confirma, 2 días antes de la cita se enviará nuevamente el correo y si no confirmara un día antes se enviaría el tercer correo. Esto es para tener más opciones de que el paciente recuerde y confirme su cita. Obviamente si el paciente confirma desde el primer correo, ya no se enviarían los demás, pues la cita ya esta confirmada . Así funciona si estableces 2-2 o 1-1 respectivamente.
Para terminar, selecciona ➡️ Confirmar
Ya con esto configurado y activo, el paciente recibirá un correo automático en el momento que lo hayas definido
Una vez el paciente responda, esto se actualizará automáticamente en tu agenda.
De esta forma has terminado de configurar tu agenda y estas listo para comenzar a tope con Dentalink.
¡Esperamos que este artículo sea de ayuda! 😃