Dentalink ha incorporado una innovadora visualización de inventario que te permite examinar minuciosamente todas las especificaciones de cada producto.
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🚨¡IMPORTANTE!
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¿Cómo se activa?
Para activarlo debes ir a Administración ➡️ Configuraciones especiales, recuerda que sólo lo puede realizar el usuario Administrador.
Selecciona ➡️ Desactivado para activar el módulo.
¿Cómo funciona?
Ingresar a Administración ➡️ Inventario.
Para visualizar los lotes que tiene el producto, debes seleccionar ➡️ la flecha indicando hacia arriba.
Podrás visualizar los lotes junto a la fecha de expiración con su semaforización y la cantidad de stock.
Además en los 3 puntos azules tendrás diferentes opciones:
- Ver/editar producto, en caso de algún error, podrás modificar las características del producto, como por ejemplo: nombre, precio, cantidad, etc. Sin embargo, no es posible modificar el tipo de producto, cantidad ni precio promedio.
- Editar lotes, podrás modificar el número de lote y fecha de expiración en caso de algún error en su ingreso. Además, el software permitirá borrar por lote quedando registro en el reporte de Excel de inventario ➡️ transacciones de inventario y en sección de movimientos. Se sugiere usar la opción de eliminar lotes cuando tienes uno el cual se encuentre vencido o presente algún inconveniente. Si eliminas un lote con el selector de “Todas las bodegas” el lote se eliminará en todas las bodegas que tenga stock.
- Mover unidades, podrás trasladar una cantidad del producto en específico para la sucursal y bodega que selecciones.
- Eliminar, borrar el producto, considerando que si tienes unidades disponibles en otras sucursales, estas también serán eliminadas. Esta transacción también tendrá registro de Excel de inventario ➡️ transacciones de inventario y en sección de movimientos.
💡Es importante mencionar que se sugiere usar la opción de eliminar producto cuando se descontinúa un producto o no necesitas tenerlo dentro de tu inventario.
Ingreso de productos
Existen dos maneras principales de gestionar productos en nuestro sistema de inventario
- Ingreso de Cantidad o Nuevo Lote a Productos ya Registrados.
Paso 1: Selecciona la sucursal y la bodega donde deseas ingresar el producto.
Paso 2: Usa el buscador. Al escribir unas pocas letras, el sistema mostrará automáticamente los productos previamente registrados que coincidan con tu búsqueda. Si deseas ser más específico, también puedes usar el código interno o el número de lote.
Paso 3: Una vez identificado el producto, procede a ingresar la nueva cantidad a un lote o añade el nuevo lote dando clic en ➡️ Agregar nuevas unidades.
Al dar seleccionar en la opción Agregar nuevas unidades, podrás registrar un nuevo lote al producto ingresando el N° de lote, fecha de expiración, cantidad, precio, proveedor, número de factura y finalmente si deseas agregar como gasto para la clínica.
- Registro de un Nuevo Producto.
Paso 1: Haz clic en el botón Registrar producto que encontrarás al final de la página de resultados del buscador.
Paso 2: Para facilitar el registro, puedes hacer uso de nuestra herramienta de llenado automático. Esta herramienta se conecta con una base de datos oficial en Colombia (conocida como INVIMA) para obtener detalles sobre ciertos productos. Al ingresar el código "INVIMA XXXXX" (con 'INVIMA' en mayúsculas, seguido de espacio y el código), el sistema recuperará y llenará algunos campos del producto para ti.
Paso 3: Cada tipo de producto (medicamento, dispositivo, insumo) tiene características específicas según la normativa colombiana. Asegúrate de revisar y completar cada campo de acuerdo al tipo de producto que estás registrando.
Paso 4: Si prefieres, o si la herramienta de llenado automático no llena todos los campos que necesitas, puedes ingresar los datos del producto manualmente, completando cada campo uno por uno.
🚨 Recuerda que si, por error, has ingresado una letra de manera incorrecta en los campos de Marca, Unidad de Medida, Presentación Comercial o Proveedor, esta información quedará registrada de forma permanente y no podrá ser modificada ni eliminada. Por ejemplo, si has introducido "Bolsas" en el campo de Presentación Comercial cuando en realidad querías escribir "Bolsa", ten en cuenta que no podrás realizar correcciones ni eliminar esto.
Salida de productos
Paso 1: Inicia seleccionando la sucursal y bodega correspondiente. Posteriormente verás un espacio que dice ¿Qué producto vas a sacar?. Escribe allí parte del nombre del producto, un código que tengas o el número del lote. No te preocupes si no recuerdas todo, con solo una parte debería aparecer.
Aparecerá una lista con los productos que sean similar a lo que escribiste. Busca en esa lista el producto que quieres sacar y haz clic en él.
Paso 2: ¿Cuánto Quieres Sacar?
Ahora, te pedirán que escribas cuántas unidades de ese producto quieres sacar. Hay un espacio que dice "cantidad a sacar", escribe allí el número.
Paso 3: Deja que el Sistema te Ayude.
Por si solo, la plataforma buscará el producto que esté más cerca de vencerse y te sugerirá sacar ese primero. Así, evitamos que productos viejos se queden en el inventario.
Paso 4: ¿Prefieres Elegir Tú?
Si no quieres sacar el producto que el sistema te sugiere, no hay problema. Busca una opción que dice Calcular automáticamente y quítale la palomita o marca ✔ . Escoge el que tú quieras e indica una cantidad a sacar
Paso 5: Finalmente selecciona quien está solicitando el producto y el destino (Box, consumo personal, merma). Esto te ayudará a tener un registro del motivo de la salida del producto del inventario.
🧾Nota: Si tienes un producto que fue sacado del mercado y no necesitas tenerlo en el inventario, te recomendamos que uses la opción de eliminar producto para que ya no lo tengas dentro del inventario
Configuración
En la sección de configuración, podrás crear y editar bodegas para la sucursal el cual está abierta la sección, además de editar la semaforización donde determinaras el rango de tiempo de la fecha de expiración de los productos, estos rangos aplican a todas las sucursales que tengas.
Reportes
Por último y para darte una experiencia más completa, incluimos un nuevo reporte en ➡️Reportes Excel ➡️ Inventario ➡️ Semaforización, donde podrás obtener el listado de tus productos acorde a la fecha de expiración y por semaforización.
Adicionalmente, en Reportes Excel ➡️ Inventario ➡️ Transacciones, incluimos reportes, como: entrada, registro, salida, movimiento interno, eliminado y todos los movimientos.
Finalmente, en el reporte de ➡️ Productos de inventario, puedes obtener reporte según el tipo de producto: medicamento, dispositivo e insumo.
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En resumen: El nuevo sistema de inventario ha sido diseñado con el propósito de cumplir con la normativa colombiana y de mejorar la eficiencia y nivel de detalle en el manejo de los productos que incorporas en tus sucursales y bodegas. |
¡Esperamos que este artículo te sea de ayuda! 🤗