Cómo facturar con Nubox en Dentalink (Chile)

¿ Cómo facturar con Nubox en Dentalink?

Una vez hayas contratado Nubox, y esté tu activación lista en Dentalink, podrás comenzar a emitir boletas :) La forma de emitir puede ser:

1. A través de un pago

El proceso es exactamente igual a un pago normal. La diferencia es que una vez ingresado el pago, aparecerá una ventana preguntando si deseamos emitir boleta en el momento o se podrá cerrar desde costado izquierdo inferior.

En caso de poseer Boletas Afectas, además de las Exentas, la emisión y selección del tipo de boleta debe hacerse en este módulo, antes de continuar con el proceso de emisión. Y posterior envío de esta al paciente por correo (email), en caso de que este  lo posea en sus datos personales.

Si el pago es un abono libre, aparecerá este antecedente en la boleta. En caso de que sea un pago asociado a alguna prestación o abono asignado, el detalle de la prestación o procedimiento, aparecerá en la boleta. Cada boleta, sólo soporta 20 ítems en sus detalles. Si un paciente paga 25 procedimientos, el sistema automáticamente generará dos boletas: Uno por 20 y otro por 5 ítems.

2. A través del botón "+ Nuevo documento electrónico"

Todos los pacientes en su Ficha / Facturación y Pagos / Pagos , poseen un botón para emitir boletas a todos los pagos que no tengan una boleta asociada. 

Estos son algunos escenarios en donde deberías utilizar esta opción para emitir un documento electrónico desde este botón:

  1. Problema de conexión con proveedor de Boletas Electrónicas: puede que el pago haya sido ingresado y no se pudo generar el documento en el momento. La Boleta se podrá emitir con posterioridad desde aquí.
  2. Emitir boleta con fecha posterior: una vez que el paciente paga su procedimiento, este solicita que la boleta sea emitida con posterioridad. Recordar que al momento de ingresar un pago, puedo definir si ese pago llevará o no boleta electrónica ( cerrando módulo de emisión). Ej: Pago fue recepcionado 12-06-2020 , pero paciente necesita la boleta de ese pago, con fecha 02-11-2020 . No se pueden emitir boletas con fecha anterior a la del pago, ni fecha anterior al día en que se está generando documento.
  3. Consolidar pagos: recordar que se pueden ingresar varios pagos y ninguno de ellos puede poseer boleta electrónica. Eso significa que al final de un proceso de varios pagos, que quizás han tomado diferentes tratamientos y fechas, puedo consolidar todo en una sola boleta. No es necesario que por cada pago se deba emitir una boleta.

3. Emisión de boletas a través de descuento por planilla

Esta opción es sólo si los tratamientos han sido pagados a través de descuentos por planillas, en donde además las empresas deben estar creadas como convenios ( sólo planes Pro y Titanium).

Estos escenarios deben ser vistos en una capacitación. Por favor contactar a soporte@healthatom.com . Solicitando el uso y manejo de descuentos por planilla, y los escenarios para emisión de boletas.

¿ Dónde puedo ver boletas emitidas a un paciente para enviar por mail o reimprimir ?

1. Dentro del Paciente 

Todas las boletas emitidas a un paciente, quedan en su ficha personal: Ficha / Facturación y Pagos / Pagos ( Pagos recibidos del paciente ). Sólo haciendo click en el número de la boleta, podré acceder al PDF de dicha boleta. Por el momento no es posible volver a enviar boleta por e-mail, esto es sólo posible al momento de haber ingresado el pago.

Entonces debe abrir PDF  de boleta en el número de esta, y descargar, para ser enviado como archivo normal a través de un correo. Esto también nos sirve para reimpresión en caso de que el paciente lo solicite con posterioridad

2. Desde módulo de facturación 

Con el usuario administrador (Admin) o  un usuario con permisos, puedes entrar a Administración / Facturación Electrónica , y se tendrá acceso a todas las boletas emitidas. Este módulo cuenta con filtros de fechas, nombres de pacientes y números de boletas, para hacer búsqueda exacta. Dentro del mismo módulo se podrán descargar en excel.


¿Dónde puedo crear una Nota de Crédito?

Las Notas de Crédito se pueden hacer en dos lugares

1.- Dentro del paciente en sus pagos recibidos. Botón “Acciones”

2.- En el módulo de Administración / Facturación electrónica. Buscamos al paciente y damos click en "+Nueva nota de crédito".

Cuando se está creando una Nota de Crédito, el sistema me pregunta si ese dinero al cual estoy generando Nota de Crédito será devuelto en: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Débito etc. Una vez que se decida cómo será devuelto ese dinero, se nos preguntará si debe ser rebajado o asignado a alguna Caja (sólo cajas abiertas de alguno de nuestros cajeros ). Si no deseas asignar a una caja, se continua con la emisión de la Nota de Crédito.

Los Montos de las Notas de Crédito, van en directa relación con el monto de las prestaciones pagadas. 

¿Se puede crear una Nota de Crédito por un valor parcial?

Si, pero revisemos este escenario con un ejemplo:

Un paciente paga 180.000 por 3 procedimientos y se le emite una boleta por 180.000. Dicha boleta tiene el  siguiente detalle:

  • 40.000 Resina
  • 80.000 Carilla
  • 60.000 Limpieza Dental

¿Se puede emitir una Nota de Crédito por 93.000? NO, ya que no cumple la condición de pagar completo algunas de las prestaciones. La Nota de Crédito se puede emitir por :

  • 120.000 ( Carilla + Resina )
  • 100.000 ( Resina + Limpieza Dental )
  • 140.000 ( Carilla + Limpieza Dental )
  • 40.000   ( Resina )
  • Etc… O por el total 180.000

¿ Dónde puedo ver una Nota de Crédito, creada a un paciente ?

Al igual que las boletas, todas las Notas de Crédito pueden ser visualizadas para posible reimpresión o revisión. Queda guardadas en dos lugares. 

1. En los Pagos del Paciente / Documentos Emitidos:

2. En Administración / Facturación Electrónica / Notas de Crédito

Recuerda que los usuarios que interactúen con boletas, deben contar con los permisos en su cuenta para poder ejecutarlo. Revisa los permisos en este artículo.